SEI - Sistema Eletrônico de Informações

 

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, e tem como objetivo promover a eficiência administrativa. O SEI integra o PEN - Processo Eletrônico Nacional, uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônico.

O SEI será implantando no dia 9/7/2019 para a Secretaria e Cartórios Eleitorais.

O treinamento a distância está disponível no Portal EAD/Conhecimento, na intranet. Ele apresenta as principais funcionalidades do SEI e visa capacitar os servidores para a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos e processos administrativos.

Dúvidas sobre o sistema devem ser esclarecidas junto aos representantes do Grupo Operacional do SEI - GOP.

Caso seja necessário, abra um chamado no SOS. Ao abrir um chamado, no campo “Área/setor de destino”, o usuário deve marcar a opção “Sistema SEI”. Em seguida, escolher entre as opções abaixo:
- Assuntos da SGA
- Assuntos da SGP
- Assuntos da SOF
- Instrução processual zonas eleitorais
- Problemas técnicos
- Outros assuntos

Grupo Operacional do SEI - GOP (PDF)

Grupo Gestor do SEI (PDF)



 

Resolução TRE-MG nº 1.110, de 1º/07/2019 (PDF) - Institui o Sistema Eletrônico de Informações – SEI – como sistema oficial de gestão de processos administrativos eletrônicos no âmbito da Justiça Eleitoral de Minas Gerais.

Ofício-Circular CRE- nº19/2019 - implantação do SEI (PDF)

Comunicado STI - nº33/2019 - permissão de acesso ao SEI  - inclui passo-a-passo (PDF) 

Comunicado STI - nº32/2019 - habilitação de acesso ao SEI aos Juízes Eleitorais (PDF)

Comunicado SGA - nº6/2019 - novos procedimentos patrimoniais via SEI (PDF)

Comunicado DG - nº10/2019 - criação e numeração de ofícios (PDF)

Comunicado Grupo Gestor do SEI nº 1/2019 - implantação (PDF)

 

 

 

Manual do SEI - funcionalidades e procedimentos (PDF) - atualizado em 15/07/2019

Orientações sobre o SEI para os cartórios eleitorais (PDF) - atualizado em 15/07/2019

Anexo I - Arquivamento e desarquivamento

Sistema SEI - regras de uso (PDF) - atualizado em 15/07/2019

Comparativo PAD x SEI (PDF)

Tabela de processos PAD x SEI (PDF)

Passo a passo para utilizar bloco de assinaturas no SEI (PDF)

Certidão de encerramento no PAD (PDF)

Certidão de encerramento no SADP (PDF)

 

Links complementares que podem ajudar na compreensão do SEI

Sobre o SEI (Ministério da Economia)

Boas Práticas de uso do SEI (Prefeitura de São Paulo)


Perguntas e respostas  

Para ajudar ainda mais os colaboradores a entenderem melhor o SEI, a Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) elaborou um documento no estilo “perguntas e respostas”, com vários esclarecimentos sobre as principais características do sistema.

O que é o SEI?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos administrativos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à administração pública.
O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
O SEI já é utilizado por cerca de 300 órgãos públicos no Brasil, incluindo o Supremo Tribunal Federal (STF), o Superior Tribunal de Justiça (STJ), O Tribunal Superior Eleitoral (TSE), o Superior Tribunal Militar (STM), o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), vários Tribunais de Justiça (incluindo o de Minas) e Tribunais Regionais Eleitorais em todo o país.

Quando o SEI será implantado oficialmente e como faço para acessá-lo?
Em 9 de julho de 2019, terça-feira, quando poderá ser acessado por meio da página inicial da intranet, com usuário e senha utilizados para acesso à estação de trabalho.

Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?
O SEI é compatível com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer/Edge, porém apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado).

O PAD vai deixar de ser usado? Como faço com os processos em que ainda estou trabalhando?
Assim que o SEI for implementado, em 9 de julho, o PAD:
1) Poderá ser utilizado SOMENTE para consulta ou para a tramitação de processos que já estiverem em andamento por esse sistema. Nesses casos, a tramitação só poderá continuar a ser feita por meio do PAD até 31 de dezembro de 2019. Processos que tiverem vida longa (além de dezembro de 2019) terão de ser continuados no SEI (com certidão de encerramento no PAD e certidão de abertura de processo no SEI).
2) Não poderá mais ser utilizado para a criação de PROCESSOS NOVOS;
3) Não poderá mais ser utilizado para a criação e envio de DOCUMENTOS AVULSOS (para a Secretaria ou outros Cartórios Eleitorais), ou seja, fora de processos;

Os Cartórios Eleitorais também vão usar o SEI?
Sim, claro! Quando o SEI for implantado na Secretaria, também começará a ser utilizado nos Cartórios Eleitorais, em substituição ao PAD. Veja as orientações específicas criadas para os Cartórios aqui. Os Juízes Eleitorais vão ser usuários internos do sistema da mesma forma que os servidores, ou seja, passarão a assinar documentos dentro do SEI (em vez de assinarem fisicamente papéis e depois digitalizá-los) já que todo documento administrativo que precise ser assinado deve ser criado digitalmente no editor do SEI.

E se eu tiver alguma dúvida, a quem devo recorrer?
A implantação do SEI está sendo realizada pelo Grupo Gestor e pelo Grupo Operacional do SEI, composto por representantes de diversas áreas da Secretaria.
O primeiro contato para o esclarecimento de dúvidas será o representante da sua área (veja aqui a relação de representantes), que será aquele que poderá entender o problema no contexto do trabalho específico na sua unidade. Não sendo possível o esclarecimento por meio do GOP (Grupo Operacional), deve-se abrir um chamado por meio do SOS (Sistema SEI, na relação inicial do sistema). No caso dos Cartórios Eleitorais, o chamado deve ser aberto diretamente no SOS.
Em seguida, escolher entre as opções abaixo:
- Assuntos da SGA
- Assuntos da SGP
- Assuntos da SOF
- Instrução processual zonas eleitorais
- Problemas técnicos
- Outros assuntos

No PAD era possível encaminhar documentos avulsos para as áreas, ou seja, fora de processos. No SEI também é assim?
Não, o SEI não permite a tramitação de documentos avulsos, apenas de documentos dentro de processos. Mesmo que você tenha de enviar apenas um único documento para uma determinada unidade, você terá de abrir um processo e, dentro dele, inserir o documento desejado.

Como faço para saber que tipo de processo devo criar?
Como regra geral, para achar o tipo de processo mais compatível com o documento que você precisa criar e tramitar, basta clicar no símbolo (+) na lista de tipos de processos (para que se apresentem todos os tipos disponíveis, e não somente os mais usados por você).
Depois de clicar no +, basta começar a digitar o termo mais próximo possível do que você precisa (no caso de um pedido de licença médica, por exemplo, digite “licença”) O SEI já vai apresentar os tipos de processos disponíveis, que são bem mais genéricos que os do PAD. Quando aparecer a tela inicial de cadastro do processo (a “capa” dele”), repita essa mesma palavra no campo “ASSUNTO”. Ali você poderá delimitar melhor o tipo de processo, com as complementações devidas no campo “especificação”.

Por que os processos são criados com números (em vez de nomes, como no PAD)?
A numeração dos processos, no SEI, segue o padrão estabelecido pelo CNJ para a numeração de processos em todos os Tribunais (Resolução CNJ nº 65/2008).
A estrutura padronizada é composta por seis campos obrigatórios: NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.0000. O campo NNNNNNN indica o número sequencial do processo no órgão; o campo DD é chamado de dígito verificador; o AAAA identifica o ano da criação do processo; o campo J indica o ramo do Judiciário em que o órgão está inserido (no nosso caso, será sempre o número 6, relativo à Justiça Eleitoral); o campo TR indica o Tribunal específico (o TRE de Minas é o número 13 na Justiça Eleitoral); e o último campo identifica a unidade do Tribunal em que o processo foi gerado).

Para criar um documento dentro de um processo, vou poder redigi-lo no Word, salvar em PDF e criar o documento no SEI, como fazia no PAD?
Não, isso não pode mais acontecer. A criação de documentos em PDF só pode acontecer no caso de documentos externos (laudos médicos, histórico escolar, certidões de outros órgãos, etc), e esses documentos não podem ser assinados (somente autenticados por quem os inseriu). 
Sendo assim, todo documento interno deve ser redigido no editor do SEI, para que possa ser assinado e tramitado para outras áreas.

Se todo documento que tenha de ser assinado precisa ser criado diretamente no SEI, e não pode estar em PDF, como vão ficar os formulários da SGP, SGA, SOF, etc? Vou continuar acessando pela intranet?
Os formulários que hoje estão disponíveis nas páginas das unidades na intranet vão passar a ser a também dentro do SEI. Ou seja, NÃO VÃO MAIS SER ACESSADOS PELA INTRANET.
Para criar um formulário de fornecimento de bem permanente, por exemplo, você vai ter de criar o processo antes (neste caso, será o processo BENS PERMANENTES – FORNECIMENTO E/OU SUBSTITUIÇÃO).
Criado processo, basta clicar em “incluir documento” e escolher, na lista apresentada, “BENS PERMANENTES – FORNECIMENTO (ZE – CAE – PA)”, se for o caso de solicitação por Cartório Eleitoral.
Para o encaminhamento do formulário, este precisa ser assinado e o processo deve ser enviado à área de destino.

Mesmo que eu tenha de encaminhar apenas um documento a determinada área, vou ter de abrir um processo?
Sim, esta é a lógica do sistema. A unidade que receber seu processo pode anexá-lo ou relacioná-lo a outro (principal), se for o caso.

Posso criar um processo restrito sempre que eu quiser?
Não, os processos restritos só deverão ser criados quando houver uma hipótese legal de sigilo aplicável ao caso (documentos relacionados à intimidade pessoal, por exemplo), observadas as determinações da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011), da Resolução CNJ nº 215/2015 e da Resolução TRE-MG nº 1.110/2019.
Em alguns casos, poderão ser criados processos restritos (contendo documentos pessoais ou os chamados preparatórios) relacionados a processos públicos (contendo despachos e decisões, por exemplo). Veja, no Manual do SEI, os itens sobre confidencialidade e relacionamento de processos.

Um mesmo documento pode ser assinado por várias pessoas?
Um mesmo documento interno pode ser assinado por várias pessoas nas seguintes situações:
1) Quando os assinantes forem usuários da mesma unidade em que o documento for gerado;
2) Quando for criado um bloco de assinatura.
Na configuração inicial do SEI, todos os secretários e coordenadores são usuários das unidades a eles subordinadas, o que vai facilitar a assinatura conjunta de despachos e outros documentos.
Já o uso do bloco de assinatura é necessário quando os assinantes são usuários de áreas diferentes. Veja o Manual de Funcionalidades ou o passo a passo disponível na página do SEI.

Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade?
Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade.

É possível enviar um processo para várias unidades?
Sim, é possível enviar um processo para tantas unidades quantas forem necessárias, sem ter de criar um trâmite colaborativo para isso.

Por que não devo “manter aberto” um processo na minha unidade quando o envio a outras?
Porque seu painel de controle (tela inicial do sistema onde ficam visíveis os processos recebidos e os gerados na sua unidade) vai ficar sobrecarregado e confuso, e também porque isso prejudica a adequada instrução do processo. “Manter aberto” é uma opção interessante apenas em alguns casos, como quando sua unidade aguarda com urgência a inclusão de um documento ou estabelece prazos para respostas por outras áreas.

Enviei o processo para outra unidade e ela não visualizou meu documento. Por quê?
Você não deve ter assinado o documento. A unidade de destino (e outras que eventualmente acessarem o processo) somente consegue visualizar os documentos assinados. Os demais documentos só podem ser lidos pelos usuários da unidade que os criou.

Se somente os documentos assinados podem ser visualizados, como faço para criar minutas no SEI?
Documentos gerados e não assinados são considerados minutas, e ficam abertos para edição e visualização somente pelos usuários das unidades geradoras dos documentos, ainda que o processo seja enviado a outra unidade. A partir do momento em que a minuta é assinada, ela se torna um documento público (se o processo não for restrito) e todos conseguem visualizá-la.
Se você precisa que um texto seja enviado como minuta para que outra unidade possa opinar sobre ele (como é o caso de minutas de ofícios, portarias, instruções normativas, resoluções, etc) deve-se escolher, na lista de documentos do SEI, os tipos específicos para cada caso: minuta de ofício, minuta de portaria, minuta de resolução, etc. Lembre-se de assinar o documento antes de enviá-lo à unidade de destino.
A unidade que receber a minuta encaminhada (Presidência, CRE, DG, etc) criará os documentos finais (ofício, portaria, instrução normativa, resolução, etc) a partir das minutas encaminhadas pelas unidades de origem.

Os ofícios continuarão a ser numerados pelo SIAD?
Não, os ofícios passarão a ser redigidos e numerados por meio do SEI.
A numeração automática dos ofícios da Secretaria, no SEI, dará continuidade à última numeração atribuída pela SIAD no dia anterior ao da implantação do SEI (ou seja, 8 de julho).
Nos Cartórios Eleitorais, em que as numerações são diversas e específicas, deverá ser escolhida a opção “OFÍCIO ZONA ELEITORAL” e inserido, no campo específico para essa informação, o número a ser atribuído ao documento.

Como faço para arquivar/desarquivar um processo no SEI?
Na versão atual do SEI, não há a opção de “enviar” o processo para arquivamento (como existia, no PAD, o Arquivo Central do PAD).
Quando o processo estiver finalizado e não precisar mais tramitar, a unidade que o criou deve inserir nele um TERMO DE ENCERRAMENTO (disponível na lista de documentos do sistema) e clicar no ícone “concluir processo”.
Processos de interesse pessoal somente poderão ter os termos de encerramento inseridos pela Coordenadoria de Pessoal (COP)
Processos de despesa (à exceção das folhas de pagamento) somente poderão ter os termos de encerramento inseridos pela SECON/CCF/SOF
Havendo necessidade de nova tramitação em processo concluído, ele poderá ser reaberto por meio da funcionalidade específica do sistema (ícone “reabrir processo”). Essa opção só estará disponível para usuários das unidades por onde o processo já tramitou.

O que é um usuário externo?
É a pessoa autorizada a visualizar processos e documentos do SEI, que também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim. O cadastro de usuário externo em processos do TRE-MG dependerá de regulamentação própria e ainda não estará disponível nos dois primeiros meses de implantação do sistema.